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Microsoft Office 2019

前陣子是微軟一年一度的 Ignite 大會。而其中最引人注目、也是與我們一般人最息息相關的消息,當然是 Office 2019 的正式發布。盡管 Office 2019 所更新的功能,對于 Office 365 的訂閱用戶而言,已經稱不上什么新鮮事;但對于遲遲未訂閱 O365 的 Office 2016(甚至更早版本)的使用者來說,可說是一大福音。它涵蓋了 Office 365 這三年以來的重磅更新,讓更多 Office 使用者無須每年花錢訂閱,也能享有這些望眼欲穿的新功能。

Microsoft Office 2019

以下就讓我們來盤點,相較于 2016 版,Office 2019 新增了哪些強大的功能吧。

新版 Office 2019 的啟動畫面
新版 Office 2019 的啟動畫面

PPT 篇:打造 3D 電影級的演示

 我們先來談談 PPT 2019 中所新增的功能。主要是以打造沖擊力更強的演示為目標的「平滑切換」和「縮放定位」功能,另外也先介紹在 PPT、Excel 和 Word 的「插入」選項卡都具備的「3D 模型」和「圖標」。

平滑切換

提到蘋果的演示軟件 Keynote 的動畫效果「神奇移動」,相信大家都不陌生。而在 Office 2019 之后,PPT 也加入了同樣的效果,也就是頁面間的切換動畫——「平滑」。

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「平滑」的具體效果,在于讓前后兩頁幻燈片的相同對象,產生類似「補間」的過渡效果。由于它不需要設置繁瑣的路徑動畫,只需要擺放好對象的位置、調整好大小與角度,就能一鍵實現「平滑」動畫。可說是相當高效的功能,同時也能讓幻燈片保持良好的閱讀性。

Microsoft Office 2019
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除此之外,利用「平滑」搭配「裁剪」等進階技巧,還可以快速做出很多酷炫的動畫效果。例如:

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縮放定位

如果說上述的動畫效果「平滑切換」取自 Keynote 的「神奇移動」,那接下來要介紹的「縮放定位」,就很類似于另一款演示軟件 Prezi。

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「縮放定位」是能跨頁面跳轉的效果。在原有的 PPT 中,我們只能依照幻燈片順序來演示。而在這項功能加入之后,你可以插入「縮放定位」的頁面,頁面中會插入幻燈片的縮略圖,讓你直接跳轉到相對應的幻燈片。對講者來說,是大大提升了演示的自由度和互動性。

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除了作為目錄或導覽頁來跳轉以外,你也可以為幻燈片做點設計,搭配「縮放定位」讓演示效果更加生動。

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3D 模型

如果說「平滑切換」和「縮放定位」這兩個強大的功能,還屬于演示軟件的范疇的話,那接下來要介紹的新功能「3D 模型」,可說是演示軟件的一大突破。

當你打開 PPT 2019,就能在「插入」選項卡中看到「3D 模型」這個新功能。讓你能夠在 PPT 中插入 3D 模型。目前 Office 系列所支持的 3D 格式為 fbx、obj、3mf、ply、stl、glb 這幾種,導入 PPT 中就能直接使用。

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在插入「3D 模型」后,你可以搭配鼠標拖曳,來改變它所呈現的大小與角度。而搭配前面所提到的「平滑」切換效果,則可以更好地展示模型本身。

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除此之外,在 PPT 中的「3D 模型」又自帶了特殊的「三維動畫」,包括「進入」、「退出」以及「轉盤」、「搖擺」、「跳轉」三種強調動畫。為「3D 模型」添加它特有的「三維動畫」,可以讓你的演示更加生動活潑。

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SVG 圖標

我們都知道圖像化表達比純文本能更快、更好地展示信息。因此,圖目標使用一直是 PPT 設計中不可或缺的一環。以往由于 PPT 軟件的限制,我們只能在 PPT 中插入難以編輯的 PNG 圖標;如果要插入可靈活編輯的矢量圖標,就必須借助 Ai 等專業的設計軟件開啟后,再導入 PPT 中,使用上非常不便。

在 Office 2019 中,微軟為我們提供圖標庫,圖標庫中細分出很多種常用的類型,方便我們查找使用。你只需要以「插入 – 圖標」就能快速插入你需要的圖標素材。

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此外,我們還能直接導入 SVG 這種最常見的矢量圖。同時可以藉由圖形工具中的「轉換為形狀」將圖標拆解開來,分別編輯它每一部份的大小、形狀和顏色。讓我們往后使用圖標時,都能有更好地去編輯它。

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Excel 篇:更高效的新圖表和新函數

在談完 PPT 的新功能之后,接下來也簡單說說 Excel 2019 中,我們最容易用到的新功能。

漏斗圖

在以往要做出漏斗圖,我們往往需要對條形圖設置特別的公式,讓它最終能呈現左右對稱的漏斗狀。而在 Excel 2019 中,我們只需要選中已輸入好的數值,接著依序點擊「插入 – 圖表 – 漏斗圖」,就能一鍵生成漏斗圖了。

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地圖

在分析銷售數據時,往往會需要利用專業的軟件,在地圖上標以深淺不同的顏色來代表銷售數。而這樣的圖表,在 Excel 2019 中也已經可以一鍵生成了。你只需要先輸入好地區(最小單位為省),并輸入該地區對應的銷售額,接著以「插入 – 圖表 – 地圖」來插入地圖,就能夠直接用地圖來顯示各地區的數據了。

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由于默認顯示是世界地圖,你可以「右鍵 – 設置數據系列格式 – 系列選項 – 地圖區域」來調整所顯示的地圖的范圍。

多條件函數

當我們使用 Excel 函數時,IF 函數肯定是使用頻率最高的函數之一。然而有時候需要設定的條件太多,以至于我們使用IF函數時,往往需要層層嵌套,例如:

IF(條件A, 結果A, IF(條件B, 結果B, IF(條件C, 結果C, 結果D)))
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像這樣來寫條件式,基本上只要嵌套的三、四層,就有點頭昏眼花了,不知道用了多少個 IF、多少個括號。但在 Excel 2019 中,已經有了 IFS 函數(加個 S 表示多條件),使用起來就直觀許多。例如:

IFS(條件A, 結果A, 條件B, 結果B, 條件C, 結果C, 條件D, 結果D)

像上面這樣的「條件 – 結果」可以寫上 127 組,想想如果是用原本的 IF 函數該有多可怕……

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與 IFS 函數比較類似的多條件函數,還有 MAXIFS 函數(區域內滿足所有條件的最大值)和 MINIFS 函數(區域內滿足所有條件的最小值);此外,Excel 2019 還新增了文本連接的 Concat 函數和 TextJoin 函數。這邊就不詳談,留待大家自行挖掘啦。

Word 篇:更方便的閱讀模式

在 PPT 和 Excel 之后,我們來看看 Word 的更新。除了在 PPT 篇就提到過的「圖標」和「3D 模型」以外,Word 最主要的新功能,都是偏向閱讀類的,主要有:橫式翻頁、沉浸式學習工具、語音朗讀等。

橫式翻頁

在「視圖 – 頁面移動 – 翻頁」可以開啟橫式翻頁的功能(原先是默認為垂直),算是模擬翻書的閱讀體驗,非常適合使用平板的用戶。但如果你是使用一般計算機來開啟 Word 文件,由于「翻頁」后,豎直的排版會讓版面縮小,而且無法調整畫面的縮放。如果文字本身就比較小,反而會變得難以閱讀。那該怎么辦呢?我們可以用下一個提到的功能「學習工具」。

學習工具

在 Word 2019 的新功能里,「學習工具」可說是一大亮點。你可以從「視圖 – 沉浸式 – 學習工具」來開啟「學習工具」模式。

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進入「學習工具」模式后,你可以調整「列寬」、「頁面顏色」、「文字間距」、「音節」和「朗讀」,而這些調整除了方便你閱讀內容以外,并不會影響到 Word 原本的內容格式。當你想結束閱讀,直接點擊「關閉學習工具」就可以退出此模式了。

  • 列寬:文字內容占整體版面的范圍
  • 頁面顏色:改變背景底色,甚至可以反轉為黑底白字
  • 文字間距:字與字之間的距離
  • 音節:在音節之間顯示分隔符,不過只針對西文顯示
  • 朗讀:將文字內容轉為語音朗讀出來
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語音朗讀

除了在「學習工具」模式,可以將文字轉為語音朗讀以外,你也可以直接在「審閱 – 語音 – 朗讀」開啟「語音朗讀」功能。

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開啟「語音朗讀」后,在畫面右上角會出現一工具欄。你可以點「播放」由鼠標所在位置的文字內容開始朗讀;可以點「上/下一個」來跳轉上下一行朗讀;也可以開啟「設置」調整閱讀速度或選擇不同聲音的語音。

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注意事項:Office 2019 還是 Office 365?

綜上所述,我們可以發現在 Office 2019 中,的確已放入絕大部分更新于 Office 365 的功能。也許有人會問,既然 Office 2019 就能讓我享有這些強大的新功能,為什么還要每年花錢「租」Office 365 呢?有以下三點值得注意:

  1. Office 2019 只支持 Windows 10,也就是說如果你的微軟系統還是 Windows 7/8 甚至更舊的版本,是無法使用 Office 2019 的。而 Office 365 則沒有這樣的限制。
  2. Office 2019 在未來不會再有功能的升級,只有訂閱 Office 365 的用戶會持續更新。
  3. 部分 Office 365 的功能,在 Office 2019 中是沒有的。例如:PPT 中的智能設計功能「設計靈感」,就沒有同步在 Office 2019 出現。此外,一些 Office 365 近期升級的功能,也沒有一起在 Office 2019 更新。

以上是對這次微軟推出 Office 2019 正式版的整理,希望對還在猶豫是否更新版本的你有所幫助。

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